大概内容速览

1   范围

本文件确立了档案按照全宗管理的基本原则 ,规定了全宗设置条件 、设置原则 、管理方法 、内容维护等相关要求 ,提出了机构变动中以全宗为单位的档案处置方式 。

本文件适用于基于全宗方式的档案管理 。

2   规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款 。其中 , 注 日期的引用文件 ,仅该日期对应的版本适用于本文件 ;不注日期的引用文件 ,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件 。

DA/T 12   全宗卷规范

DA/T 13   档号编制规则

DA/T 14   全宗指南编制规范

3   术语和定义

下列术语和定义适用于本文件 。

3. 1

全宗  archivalfond

一个机关、团体、企业事业单位和其他组织形成的或围绕特定主题管理的具有有机联系的档案整体 。注 : 全宗类型分为机构全宗和主题全宗 。

[来源 :DA/T 1—2000,5. 5,有修改]

3.2

全宗管理  archivalfond management

将全宗作为有机整体进行分类 、保管和利用的系统化工作模式 。

3.3

机构全宗  organization archivalfond

同一机关 、团体 、企业事业单位和其他组织形成的档案整体 。

3.4

主题全宗  subjectarchivalfond

与知名人物 、文化产业 、重大活动 、突发事件等特定主题有关 , 内容系统全面的档案整体 。

3.5

立档单位  archivalfond constituting unit

构成档案全宗的机关 、团体 、企业事业单位和其他组织 。

[来源 :DA/T 1—2000,5. 4,有修改]

3.6

联合全宗  combined fonds

由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体 。 [来源 :DA/T 1—2000,5. 6]

3.7

汇集全宗  collected fonds

由若干个文件数量 较 少 且 具 有 某 些 共 同 特 征 或 联 系 的 小 全 宗 组 成 的 作 为 一 个 全 宗 对 待 的 档 案整体 。

[来源 :DA/T 1—2000,5. 7,有修改] 3. 8

4   基本原则

4. 1   尊重来源

按照档案来源收集 、整理和管理档案 ,保持档案与其形成者之间的关系 ,最大限度地维护档案的历史原貌 。

4.2   完整有机

维护全宗的完整性 , 同一全宗的不同门类 、不同载体档案作为统一整体加以管理不可分散 ,不同全宗的档案归属明确 ,避免混淆 ;全宗管理活动遵从全宗内档案原有顺序和整理方法 , 以维护和体现全宗内档案的有机联系 。

4.3   系统关联

在档案全过程管理中 ,将全宗管理与文件材料收集整理 、档案保管保护 、移交接收等密切关联 ,编制全宗卷 、全宗介绍 ,维护全宗单 ,全面 、准确 、及时记录和管理全宗信息 ,动态掌握全宗内档案管理情况 ,综合实现全宗管理效果 。

4.4   稳定延续

以全宗为最基础 、最核心的分类单元 ,全宗结构和核心管理规则保持稳定 ,面临机构改革 、资产与产权变动等情况时 ,规范开展档案处置 ,延续全宗的管理过程 。

5   全宗管理的主要工作任务

全宗管理与档案治理体系 、档案资源体系 、档案利用体系 、档案安全体系建设密切相关 ,其主要工作任务包括 :

— 科学区分档案来源并依据规则规范设置全宗 ;

— 以全宗为基本单元组织开展档案基础业务工作 ;

— 通过规范流程组织收集整理 、保管保护工作 ;

— 运用统一的分类方法实施档案组织与有序排列 ;

— 基于全宗开展档案移交接收 ;

— 建立全宗卷动态记录档案管理过程 ;

— 编制全宗介绍揭示档案价值 ;

— 通过维护全宗单对档案馆馆藏全宗实施长期动态管理 ;

— 在机构改革 、资产与产权变动中合理处置档案 ;

— 其他与全宗管理有关的内容 。

6   全宗设置

6. 1   机构全宗

6. 1. 1   具备下列三个条件的机关 、团体 、企业事业单位和其他组织 , 可成为一个立档单位 ,其形成的档案可构成机构全宗 :

a)    可独立行使职权 ,并能以本单位的名义单独对外开展活动 ;

b)   可编制预算或财务计划 ,并设有会计部门 、经济核算部门或财务人员 ;

c)    具有一定的人事任免权 ,并设有管理人事的机构或人员 。

以上三个方面互相依存 ,特殊情况下以 a)作为最基本的标志和主要条件 。

6. 1.2   机构全宗的设置应遵循以下要求 。

a)    新成立的单位 ,具备 6. 1. 1相应条件 ,其档案原则上构成新的全宗 。

b)   合署办公的部门和单位 ,如实行一套工作机构则按照一个全宗管理 ,否则根据职责划分不同全宗管理 。

c)    具有独立办事机构的议事协调机构 ,可单独建立全宗 。

7   立档单位的全宗管理

7. 1   立档单位形成的档案 ,一般作为一个机构全宗 。 属于档案馆接收范围的 ,全宗号由档案馆统一赋予,立档单位不应自行变更全宗号;不属于档案馆接收范围的,可不设置全宗号 ,或结合单位实际情况自行拟定全宗号 。

7.2   立档单位应制定档案管理制度 ,对全宗管理作出明确规定 ,并严格执行 ,不应随意调整全宗 。

7.3   立档单位应制定本单位的档案分类方案 、文件材料归档范围和档案保管期限表 , 为全宗管理提供基础保障 。

7.4   立档单位应按照 DA/T 12的要求编制全宗卷 ,主要包括全宗介绍类 、档案收集类 、档案整理类 、档案鉴定类 、档案保管类 、档案统计类 、档案利用类 、新技术应用类等内容 。宜在数字档案室应用系统中设置相关功能 ,支持全宗信息配置与编辑 。

9   机构改革、资产与产权变动中的全宗管理

9. 1   档案主管部门应结合本行政区域机构改革 、国有企业改革方案及有关部署 , 区分组建 、重新组建 、撤销建制 、职能划转 、合并等情形 ,商档案馆指导有关单位做好档案全宗的设立 、沿用 、终止和交接工作 。 《机关档案工作条例》第二十六条 、《机关档案管理规定》第五十四条 、《企业档案管理规定》第四十五条等给出了相关说明 。

9.2   具有机关性质的立档单位在机构改革中出现下列变化时 ,其全宗按照以下方式调整 。

a)    几个单位撤销合并成立一个新的单位,合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗,合并前各单位的档案各自为一个全宗。如果撤销合并是以某个原有单位为主体(核心) ,其他单位相关职能并入这个主体(核心)单位的 ,合并后其形成的档案归该主体(核心)单位的全宗管理 ,不另立新全宗 ,其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗 。

b)   撤销后又恢复的单位 ,或由于某种原因 ,一段时间内中断工作后又恢复 ,但其主要职能没有重大变化 ,不建立新的全宗 ,沿用原全宗 。

c)    从一单位内设机构划出成立一个新单位的 ,其档案 自成立之日起形成新的全宗 。成立之前形成的档案 ,属于原单位全宗 。